Enviar documentos a mano funciona al principio, pero no escala con tu operación: cada cliente nuevo, cada propuesta aceptada, cada renovación. Con automatizaciones, el documento correcto sale solo en el momento correcto, y tú solo intervienes cuando algo se atora.

Envía documentos desde una automatización

El patrón es siempre el mismo: un disparador (lo que ocurre) y una acción (lo que Epifanía hace). Por ejemplo: cuando un cliente acepta una propuesta, envíale el contrato para firma.

Para montarlo:

  1. Ve a Automatizaciones y crea una automatización nueva.

  2. Elige el disparador; por ejemplo, el cambio de etapa del cliente a "propuesta aceptada" o una etiqueta específica.

  3. Agrega la acción de enviar documento y elige la plantilla correspondiente, como tu plantilla de contrato.

  4. Selecciona al destinatario (normalmente, el contacto que activó la automatización) y activa.

A partir de ahí, cada cliente que cumpla la condición recibe su documento sin que toques nada. Como la acción usa una plantilla, las variables se llenan con los datos del contacto.

Da seguimiento a los documentos

Revisa periódicamente tu lista en Documentos filtrando por estado:

  • Vistos sin firmar: la persona abrió el documento pero no firmó. Es tu mejor oportunidad de cierre; un mensaje corto suele bastar.

  • Rechazados: algo no le convenció. Revisa si dejó algún comentario, corrige lo necesario y vuelve a enviar.

Estos dos grupos son más urgentes que los "enviados" que nadie ha abierto: allí está la venta que se enfrió.

Recordatorios automáticos

También puedes automatizar el empujón final:

  1. En tu automatización, después de enviar el documento, agrega una espera del tiempo que definas (por ejemplo, un par de días).

  2. Agrega una condición: si el documento sigue sin firma, envía un recordatorio al destinatario.

  3. Si ya firmó, la automatización continúa por otro camino; por ejemplo, notificando a tu equipo.

Así ningún documento se queda olvidado en un buzón. Empieza con un flujo simple (propuesta aceptada → contrato) y agrega recordatorios cuando identifiques dónde se atascan tus clientes.