Si envías el mismo contrato o acuerdo una y otra vez, copiar y pegar te hace perder tiempo y te expone a errores: un nombre mal puesto o una fecha vieja. Las plantillas resuelven eso: guardas el documento una vez y lo reutilizas con cada cliente, con sus datos llenándose solos.
Guarda documentos como plantillas
Tienes dos caminos en Documentos → Plantillas:
Crear una plantilla nueva desde cero en el editor.
Tomar un documento ya enviado y guardarlo como plantilla, con sus campos de firma incluidos.
Al crear un documento nuevo, simplemente eliges la plantilla, indicas el cliente y envías. Los campos de firma ya están colocados; no empiezas de cero.
Usa variables para personalizar
Dentro de una plantilla puedes insertar variables: marcadores que se reemplazan solos con la información del cliente al generar el documento. Por ejemplo, una variable para el nombre del cliente o para la fecha de envío. Epifanía toma esos datos de la ficha del contacto, así que cada documento sale personalizado sin escribirlo a mano.
Consejo: revisa la lista de variables disponibles mientras editas la plantilla y mantén tus fichas de cliente completas; una ficha sin nombre producirá un documento sin nombre.
Notifica a tu equipo
Para que nadie tenga que revisar la lista de documentos "por si acaso", configura avisos automáticos:
En los ajustes de documentos, busca la sección de notificaciones.
Elige los eventos que te interesan: documento firmado y documento rechazado son los más útiles.
Indica qué persona de tu equipo recibirá el aviso y por qué medio.
Así, cuando un cliente firma su contrato, quien debe dar el siguiente paso (activar el servicio, agendar la entrega, facturar) se entera de inmediato. Y si un documento se rechaza, tu equipo puede reaccionar el mismo día en lugar de descubrirlo una semana después.