Una automatización (workflow) es una secuencia de pasos que Epifanía ejecuta por ti de forma automática cuando ocurre un evento, como que llegue un lead nuevo o que un cliente agende una cita. La configuras una vez y el sistema la repite las veces que sea necesario, sin olvidos y sin trabajo manual. Piensa en ella como un ayudante que nunca descansa y que sigue tus instrucciones al pie de la letra.
Qué problemas resuelve
Respuestas tardías: el lead recibe un mensaje en segundos, no al día siguiente.
Seguimientos olvidados: las tareas se crean y los recordatorios se envían solos.
Trabajo repetitivo: tu equipo deja de copiar datos y de enviar los mismos correos.
Errores humanos: cada contacto recibe exactamente el mismo proceso, sin pasos saltados.
Anatomía de una automatización
Toda automatización se lee de arriba hacia abajo y tiene tres partes:
Disparador: el evento que la inicia, por ejemplo "formulario enviado".
Filtros: condiciones que deciden qué contactos continúan en el flujo.
Acciones: lo que se ejecuta, como enviar un mensaje o crear una tarea.
Ejemplo guiado: bienvenida de leads nuevos
Vamos a construir un flujo real: un lead llena tu formulario, recibe una bienvenida por WhatsApp y tu equipo recibe una tarea para contactarlo.
Entra a Automatizaciones → + Nueva automatización y ponle un nombre claro, por ejemplo "Bienvenida leads web".
Elige el disparador Formulario enviado y selecciona tu formulario de captura.
Agrega la acción Enviar mensaje de WhatsApp con un texto de bienvenida y el siguiente paso a seguir.
Agrega la acción Crear tarea, asignada a un usuario, con fecha para llamar al lead.
Guarda y activa con el interruptor superior.
Ten presente que en WhatsApp puedes responder libremente durante las 24 horas posteriores al último mensaje del cliente; fuera de esa ventana se envían plantillas aprobadas.
Activar, desactivar y verificar
Puedes pausar una automatización en cualquier momento con el mismo interruptor. Para saber si se ejecutó, abre la automatización y revisa su historial: ahí verás cada contacto que entró, los pasos que completó y si algo falló. Si un paso no corrió, el historial te dice en cuál se detuvo el contacto y por qué.
Empieza con un flujo sencillo como este, comprueba que funciona y luego agrega ramas y condiciones. Es más fácil crecer una automatización que reparar una enorme desde el inicio.