El disparador es el punto de partida de toda automatización (workflow): define qué evento pone el flujo en marcha. Elegirlo bien es la decisión más importante, porque de él depende que la automatización se active en el momento justo, ni antes ni después. En esta guía revisamos los disparadores más comunes y cómo decidir cuál usar.

Disparadores frecuentes

  • Formulario enviado: un contacto llena y envía uno de tus formularios. Ideal para bienvenidas y primeros seguimientos.

  • Etiqueta agregada: se activa cuando un contacto recibe una etiqueta, por ejemplo "cliente activo".

  • Cita agendada y cita cancelada: reaccionan a tu calendario, perfectos para confirmaciones y reprogramaciones.

  • Mensaje entrante: el contacto te escribe por WhatsApp, SMS, correo u otro canal.

  • Llamada perdida: activa flujos de devolución inmediata.

  • Cambio de etapa en pipeline: la oportunidad del contacto avanza o retrocede en tu embudo de ventas.

  • Fecha de campo: se activa en un momento relacionado con una fecha del contacto, como su cumpleaños o la renovación de su servicio.

Cómo elegir el disparador correcto

Hazte dos preguntas: ¿qué evento exacto marca el momento de actuar? y ¿qué dato necesito disponible en ese instante? Si la respuesta es "cuando alguien llena el formulario", usa formulario enviado; si es "cuando ya sabemos que es cliente", la etiqueta o el cambio de etapa suelen encajar mejor. Evita disparadores genéricos, como mensaje entrante, cuando existe uno más específico: reducirás activaciones por error y facilitarte el mantenimiento del flujo.

Una sola vez o cada vez que ocurre

Al configurar el disparador eliges su comportamiento:

  • Una sola vez por contacto: si el evento se repite, el flujo no vuelve a ejecutarse para esa persona. Útil para bienvenidas.

  • Cada vez que ocurre el evento: el flujo se activa siempre, por ejemplo en cada mensaje entrante o en cada cita agendada.

Esta opción evita que un contacto reciba la misma bienvenida dos veces o, al contrario, permite que reciba recordatorio en cada cita que agenda. Revísala antes de activar: es la causa más común de automatizaciones que se disparan de más o que nunca vuelven a correr.

Antes de publicar un flujo nuevo, simula mentalmente un caso real: si mañana llega un lead que llena el formulario dos veces, ¿qué debería pasar? La respuesta te dice qué opción marcar.